Загальні положення
та інструкції
Корпоративна етика та цінності компанії
Часто перед учасниками корпоративного управління виникають різні етичні проблеми. Щоб цього уникнути, необхідно керуватися корпоративною етикою , щоб найкращим чином слідувати і своїм інтересам, і інтересам компанії.

Кодекс корпоративної етики визначає стандарт діяльності компанії і поведінки співробітників.

1. Компанія дотримується таких принципів:

- будує відносини з клієнтами і партнерами на основі правових, моральних і етичних норм;
- несе повну відповідальність перед споживачами за якість своєї продукції і своєчасне виконання договірних зобов'язань;
- визнає трудові заслуги своїх працівників і прагне забезпечити їм справедливу винагороду відповідно до рівня результатів праці, якістю і кількістю вкладеного в роботу старанності;
- забезпечує соціальні гарантії працівникам товариства, безпечні умови праці, можливість підвищення кваліфікації праці і професійного зростання;

2. Всі працівники повинні виконувати колективні принципи поведінки:

- піклуватися про спільні інтереси компанії і кожного співробітника окремо;
- забезпечувати зростання корпоративних цінностей, корпоративної культури, духу згуртованості в колективі;
- створювати і підтримувати високий діловий імідж, бездоганну репутацію, дотримуватися норм ділового спілкування;
- не вести сторонню комерційну діяльність, якщо вона суперечить економічним інтересам компанії, завдає шкоди її іміджу і ділової репутації;
- забезпечувати конфіденційність отриманої інформації, не використовувати цю інформацію на шкоду суспільству, для цілей особистої вигоди, або в інтересах третіх осіб.

3. Усі працівники повинні виконувати етичні норми службових відносин:

- з повагою ставитися до всіх оточуючих його людей, цінувати особистість в кожній людині;
- дотримуватися єдність слова і справи, завжди виконувати дані обіцянки;
- бути терпимим до чужої думки, навіть якщо воно не подобається;
- бути ввічливим і коректним в будь-якій ситуації, ніколи не втрачати самовладання;
- не втручатися в приватну (особисту) життя іншої людини, якщо тільки той про це не просить сам, або якщо обставини загрожують чиєсь життя або здоров'ю;
- мати охайний діловий вигляд.
Організація робочого процесу
Положення щодо робочого часу та перерв

Компанія працює за графіком: понеділок - п'ятниця, 9:00 - 18:00
В компанії встановлено 40 годинний робочий тиждень.

Час початку роботи для всіх співробітників компанії - 9.00, якщо інше не обумовлено в індивідуальному контракті співробітника або в положенні про підрозділ (відділ), в якому працює даний співробітник. Для того щоб починати свій робочий день вчасно (підготувати робоче місце і підготуватися самому), співробітник повинен бути на робочому місці за 10 хвилин до офіційного часу початку робочого дня. Поява на роботі після офіційного початку робочого дня є запізненням.

При неможливості з'явитись на роботу вчасно співробітник повинен сповістити свого безпосереднього керівника про виниклі проблеми завчасно або не пізніше як протягом двох годин з моменту початку робочого дня. Відсутність на місці в робочий час більше двох годин без попередження про це свого безпосереднього керівника вважається прогулом.

Систематичні запізнення співробітників на роботу тягнуть за собою дисциплінарні стягнення і покарання, а також послужити приводом для відмови від подальшої співпраці компанії з фахівцем. В умовах наростаючої конкуренції клієнтів можна залучити тільки бездоганним сервісним обслуговуванням. Коли необхідного співробітника немає на роботі, клієнт іде до конкурентів. Якщо один співробітник спізнився, то десять співробітників залишилися без роботи.

Запізнюючись, ви працюєте на конкурента!
Запізнюючись, ви не поважаєте не тільки себе, але керівництво, колег і клієнтів!

Час перерви на обід становить 60 хв. і встановлюється спеціальним розпорядженням керівників для кожного підрозділу Товариства в залежності від специфіки роботи підрозділу і службової необхідності. Перерви на обід в підрозділі повинні бути встановлені так, щоб в офісі завжди знаходилися співробітники, які можуть відповісти на телефонні дзвінки, надати інформацію, проконсультувати. В особливих ситуаціях час початку і закінчення роботи, перерви на обід може бути перенесено за ініціативою керівництва і оформлено у вигляді відповідного наказу.

В кінці кожної години працівник має право на 5 хвилинну перерву.

Вихідні та святкові дні в компанії відповідають державним і регіональним нормативним актам.

У разі виробничої необхідності безпосередній керівник може залучати окремих співробітників або весь персонал компанії до роботи в позаурочний час.

Відпустки та лікарняні

Співробітники компанії підлягають всім видам обов'язкового державного соціального і пенсійного страхування відповідно до чинного законодавства.

Оплата тимчасової непрацездатності, що підтверджена пред'явленням лікарняного листка, провадиться в порядку, встановленому Трудовим кодексом.

Щорічна відпустка надається для відновлення сил і повноцінного відпочинку. Співробітники не повинні використовувати оплачувана відпустка для роботи за сумісництвом в інших організаціях.

Кожен новоприйнятий працівник має право на відпустку (12 календарних днів) після закінчення шести місяців його безперервної роботи в компанії. За угодою сторін оплачувану відпустку працівникові може бути наданий і до закінчення шести місяців. Співробітникам, які працюють в компанії більше року, щорічна відпустка надається відповідно до графіка черговості відпусток. Щорічна оплачувана відпустка надається працівникам тривалістю 24 календарних днів.

Перед виходом у відпустку, але не пізніше 30 робочих днів до цього, співробітник подає заяву керівнику відділу, який ставить свою візу і передає заяву бухгалтеру для нарахування заробітньої плати.

Чергова щорічна відпустка оплачується в порядку, встановленому Трудовим кодексом.

Зовнішній вигляд співробітників

Співробітники є обличчям компанії для клієнтів, тому від іміджу кожного конкретного працівника, його поведінки на робочому місці та роботи з клієнтами і партнерами залежить імідж компанії і, в кінцевому рахунку, його комерційний успіх.

Співробітники повинні приходити на роботу, маючи зовнішній вигляд, відповідний іміджу і репутації компанії.

Загальні позиції:
- кожен співробітник повинен виглядати акуратним, з причесаним волоссям та з відсутністю сторонніх запахів
- чоловіки повинні бути поголені або мати акуратно підстрижені вуса / бороду;
- стиль одягу - діловий, одяг - охайний, чистий і випрасуваний;
- в зимовий і міжсезонний період співробітники повинні мати на робочому місці чисте взуття.
- неприпустимо перебувати на робочому місці в верхньому одязі, а також в головних уборах;
- неприпустимо знаходження на робочому місці співробітників, в зухвалому одязі.

Посадова інструкція менеджера
Менеджер

1. Загальні положення

1.1. Менеджер – це людина, яка безпосередньо працює з клієнтом. Через менеджера проходить комунікація рекламного агентства «Idea» (надалі - підприємство) та окремих виробничих відділів з замовником.

1.2. Менеджер безпосередньо підпорядковується виконавчому директору та старшому менеджеру та відноситься до відділу «Робота з клієнтами».

1.3. Менеджер працює за графіком: понеділок-п'ятниця, з 9:00 до 18:00 з 1 годиною обідньої перерви.

1.4. Заробітня плата менеджера формується за наступною формулою: фіксована ставка + 5% від суми виконаних ним замовлень.

1.5. Основні функції менеджера на підприємстві:

- Обслуговування замовлень та комунікація з поточними клієнтами
- Контроль виконання замовлень іншими відділами підприємства
- Пошук нових клієнтів
- Підтримка високого рівня сервісу
- Розвиток та покращення репутації підприємства

2. Прийом та виконання замовлення

2.1. При зверненні менеджер ретельно занотовує всі побажання замовника. Ставить питання для збору інформації, яка необхідна для ефективного виконання замовлення (стилістика макетів, дедлайн, характер та кілкість виробів, бажані матеріали, тощо)

2.2. Першим кроком виконання замовлення є створення угоди в БД «Мегаплан».

- Якщо клієнт вперше звертається, менеджер зобов'язаний з'ясувати звідки клієнт дізнався про підприємство та взяти в нього всю контактну інформацію (номер телефона, пошта, тощо).
- При необхідності, створюється картка клієнта та заповнюються всі необхідні поля.
- Вся вхідна інформація обов'язково заноситься в поле «Опис» в відповідній картці угоди (інформація по макетам, побажання до тех. параметрів, опис того що виготовляємо в кінцевому випадку, розміри та тип друку, зміни які вносив клієнт).
- В поле «Замовлення» вносяться всі позиції, які замовив клієнт та проставляється їх попередня вартість.

2.3. Після узгодження з клієнтом загальних параметрів замовлення, менеджер отримує аванс згідно до пункту «Порядок прийому розрахунків» даної інструкції.

2.4. Якщо в замовленні присутня послуга «Дизайн», менеджер готує технічне завдання для відділу «Дизайн»:

- Передача замовлення оформлюється листом, який надсилається старшому дизайнеру. В темі листа зазначається номер угоди та назва клієнта
- Надається максимально вичерпний опис завдання - інформація отримана від клієнта та технічні нюанси, які можуть бути пов'язані з кінцевим виробом
- Після надсилання листа, в БД «Мегаплан» менеджер змінює статус угоди з «Запит» на «Розробка макету»
- У разі появи в відповідального дизайнера питання, щодо технічного завдання, менеджер контактує з клієнтом для отримання додаткової інформації та уточнень. В окремих випадком (складні або об'ємні проекти) менеджер організовує пряме спілкування між дизайнером та клієнтом.

2.5. Розробка та погодження макету з клієнтом:

- Менеджер відстежує дотримання дизайнером термінів виконання замовлення
- При отриманні макету від дизайнера, менеджер оцінює його якість і відповідність та має право повернути його на доопрацювання, зазначивши зауваження.
- Менеджер надсилає клієнту, зручним для нього шляхом, макети та при необхідності отримує від нього перелік правок та передає їх відповідальному дизайнеру. Ця операція повторюється до повного погодження макета.
- Після затвердження макета, менеджер формує лист погодження в якому зазначає всі технічні параметри виробів, вартості та прикріпляє фінальні макети. Даний лист надсилається електронною поштою. Важливо: отримати зворотній лист від замовника з погодженням всіх пунктів та відсутністю претензій до макета.
- Після отримання відповіді на лист погодження та підтвердження оплати повідомити дизайнеру про необіхідність вивантаження замовлення відділу «Виробництво» та надати всю необхідну інформацію - номер угоди, матеріал, тираж.

2.6. Під час роботи над основним запитом замовником, менеджер зобов'язаний розробити пропозицію по додатковим товарам та послугам, які можуть зацікавити даного клієнта.

2.7. Співпраця з відділом «Виробництво» по виконанню замовлень:

- Менеджер відстежує дотримання виробництвом термінів виконання замовлення.
- Менеджер вибірково перевіряє якість виготовленої продукції (10%). При появі зауважень повідомляє виконавчого директора та керівника виробництва.
- При необхідності дозамовлення певних матеріалів, необхідних для виконання замовлення, менеджер надає цю інформацію старшому менеджеру, отримує від нього орієнтовну дату надходження матеріалів та контролює їх отримання та передачу на виробництво.

2.8. У разі наявності в замовника готового макету, менеджер готує технічне завдання для відділу «Виробництво»:

- Менеджер перевіряє макет на відповідність технічним вимогам виготовлення. При необхідності консультується зі старшим менеджером, старшим дизайнером, керівником виробництва.
- При офсетному друці, менеджер завантажує макети на загальний сервер (\\DLINK-5EA28B\Volume_1\Макети на друк\Офсетний друк), у папку поточного дня. В назві файла розміщує наступну інформацію – номер угоди, матеріал, тираж (при необхідності вказується терміновість замовлення). Про завантаження повідомляє старшому менеджеру особистим повідомленням в мессенджері «Slack».
Стандартний термін виконання замовлень з офсетним друком – 5 днів (для багатосторінкових, нестандартних замовлень та замовлень з деякими типами постпресу термін розраховується окремо). За доплату можна пришвидшити до 3 днів.
- При широкоформатному друці, менеджер завантажує макети на загальний сервер (\\DLINK-5EA28B\Volume_1\Макети на друк\Широкоформатний друк), у папку поточного дня. В назві файла розміщує наступну інформацію – номер угоди, матеріал, тираж (при необхідності вказується терміновість замовлення). Про завантаження повідомляє старшому менеджеру особистим повідомленням в мессенджері «Slack».
Стандартний термін виконання замовлень з широкоформатним друком – до 3 днів (для об'ємних замовлень та плотерної порізки термін може збільшуватись). У разі необхідності термінового виконання необхідно повідомити старшого менеджера для перемовин з підрядником.
- При цифровому друці, менеджер завантажує макети на загальний сервер (\\DLINK-5EA28B\Volume_1\Макети на друк\Цифровий друк), у папку поточного дня. В назві файла розміщує наступну інформацію – номер угоди, матеріал, тираж (при необхідності вказується терміновість замовлення). Про завантаження повідомляє керівнику виробництва особистим повідомленням в мессенджері «Slack».
Стандартний термін виконання замовлень з цифровим друком – до 2 днів (для об'ємних замовлень та замовлень з деякими типами постпресу термін може збільшуватись). У разі необхідності термінового виконання необхідно повідомити старшого менеджера та керівника виробництва.
- При сублимаційному термопереносі, менеджер завантажує макети на загальний сервер (\\DLINK-5EA28B\Volume_1\Макети на друк\Виробництво), у папку поточного дня. В назві файла розміщує наступну інформацію – номер угоди, матеріал, тираж (при необхідності вказується терміновість замовлення). Про завантаження повідомляє керівнику виробництва особистим повідомленням в мессенджері «Slack». Перевіряє наявність необхідних матеріалів (футболки, кружки, метал).
Стандартний термін виконання замовлень з сублимаційним термопереносом – до 2 днів (для об'ємних замовлень та замовлень з матеріалами, які не зберігаються на залишку термін може збільшуватись). У разі необхідності термінового виконання необхідно повідомити старшого менеджера та керівника виробництва.
- У разі необхідності виготовлення індивідуальних товарів не на наших потужностях (наприклад: преміум візитки, поліетиленові пакети, тощо) макети з усією необхідною інформацією надсилаються старшому менеджеру.

- У разі повторення замовлення з макетом який розроблявся підприємством потрібно повідомити дизайнера який відповідав за цей макет або старшого дизайнера про необхідність вивантаження замовлення відділу «Виробництво» та надати номер угоди, матеріал, тираж будь-яким письмовим каналом комунікації. Пересвідчившись, що макет розміщено у відповідному місці на сервері, потрібно повідомити відповідального з конкретний тип виробництва особистим повідомленням в мессенджері «Slack».

3. Пошук та залучення нових клієнтів

3.1. Пошук та залучення нових клієнтів є першочерговим завданням менеджера.

3.2. Менеджер зобов'язаний якісно обробляти всі вхідні запити, які генеруються рекламними каналами компанії (сайт, соціальні мережі, зовнішня реклама).

3.3. При наявності вільного часу, менеджер моніторить появу нових закладів, у сферах визначених керівництвом, шукає їхні контакти та намагається організувати зустріч.

3.4. Додатково менеджер шукає контакти потенційних клієнтів, які вже давно перебувають на ринку, намагається організувати зустріч з керівництвом (кількість таких «холодних дзвінків» та сфери щомісячно визначаються керівництвом)

3.5. Про результатам дзвінків та домовленостям щодо зустрічей менеджер щоденно звітує керівництву.

3.6. На зустрічі менеджер відправляється в супроводі старшого менеджера або виконавчого директора.

4. Щоденні обов'язки

4.1. Кожного дня (вранці) менеджер формує рахунки на оплату, розсилає клієнтам.

4.2. Телефонує клієнтам, в яких є протерміновані оплати.

4.3. Кожного дня (ввечері) менеджер переглядає всі свої угоди в базі «Мегаплан» і по необхідності переводить їх в наступні стадії (з «Запиту» в «Розробку макету» при наявності надісланого ТЗ дизайнерам, з «Передача в друк/виробництво» в «Перевірка угоди» після того як пересвідчиться, що макети отримані та погоджені відділом «Виробництво» або підрядниками/партнерами)

4.4. В разі виникнення затримок на стороні клієнта (відсутні правки до макета, відсутнє погодження, тощо) менеджер контактує з відповідальним, та з'ясовує обставини. Затримкою вважається відсутність зворотного зв'язку більше ніж 2 дні.

5. Порядок прийому розрахунків

3.1. Послуга «Дизайн» запускається в роботу після 100% оплати

3.2. Для початку виготовлення продукції, вноситься передоплата 100%, якщо вартість замовлення до 2000грн., і 70% при замовленні продукції вартістю більше 2000грн.

3.3. Виготовлена продукція відвантажується після повного розрахунку

3.4. Менеджер може передавати замовлення постійних клієнтів в роботу без отримання авансу за попереднім погодженням з виконавчим директором. В протилежному випадку менеджер несе особисту матеріальну відповідальність за розрахунок.

3.5. Зменшення суми авансу менеджер може погодити зі старшим менеджером
    Посадова інструкція дизайнера
    Дизайнер

    1. Загальні положення

    1.1. Дизайнер – це людина, яка безпосередньо працює з менеджером.

    1.2. Дизайнер безпосередньо підпорядковується виконавчому директору та старшому дизайнеру та відноситься до відділу «Дизайн».

    1.3. Дизайнер працює за графіком: понеділок-п'ятниця, з 9:00 до 18:00 з 1 годиною обідньої перерви.

    1.4. Заробітня плата дизайнера формується за наступною формулою: фіксована ставка + 35% від вартості виконаних ним макетів.

    1.5. Основні функції дизайнера на підприємстві:

    - Розробка макетів по новим замовлення
    - Адаптація та правки в раніше розроблених макетах
    - Розробка матеріалів та макетів для внутрішніх потреб
    - Підтримка високого рівня якості
    - Розвиток та покращення репутації підприємства

    2. Прийом та виконання замовлення

    2.1. Дизайнер отримує замовлення та технічні завдання від менеджера через старшого дизайнера.

    2.2. Перед початком виконання дизайнер ретельно ознайомлюється з ТЗ. При необхідності дає запит менеджеру на отримання додаткової інформації від клієнта.

    2.3. Всю комунікацію по замовленню дизайнер веде з відповідальним менеджером.

    2.4. Макети надаються менеджеру на затвердження не пізніше ніж через 3 робочі дні після отримання замовлення від старшого дизайнера (виключення: логотип, фірмовий стиль, масивні).

    2.5. При формуванні свого розпорядку дня, дизайнер першочергово приділяє увагу внесенню правок та терміновим замовленням (терміновість визначається старшим дизайнером або виконавчим директором).

    2.6. При великій кількості повторюваних чи нелогічних правок, дизайнер повідомляє старшому дизайнеру

    2.7. Під час роботи над основним запитом замовником, менеджер зобов'язаний розробити пропозицію по додатковим товарам та послугам, які можуть зацікавити даного клієнта.

    2.8. Рекомендується готувати не менше двох варіантів макету за кожним завданням.

    2.9. Після затвердження макета, дизайнер вдалі роботи завантажує на канал #дизайн в мессенджері Slack

    3. Передача замовлення у відділ «Виробництво»

    Після погодження макета або адаптації вже існуючого макета, дизайнер передає замовлення у відділ «Виробництво»:

    3.1. Дизайнер перевіряє макет на відповідність технічним вимогам виготовлення. При необхідності консультується зі старшим менеджером, старшим дизайнером, керівником виробництва.

    3.2. При офсетному друці, дизайнер завантажує макети на загальний сервер (\\DLINK-5EA28B\Volume_1\Макети на друк\Офсетний друк), у папку поточного дня. В назві файла розміщує наступну інформацію – номер угоди, матеріал, тираж (при необхідності вказується терміновість замовлення). Про завантаження повідомляє відповідальному менеджеру особистим повідомленням в мессенджері «Slack».

    3.3. При широкоформатному друці, дизайнер завантажує макети на загальний сервер (\\DLINK-5EA28B\Volume_1\Макети на друк\Широкоформатний друк), у папку поточного дня. В назві файла розміщує наступну інформацію – номер угоди, матеріал, тираж (при необхідності вказується терміновість замовлення). Про завантаження повідомляє відповідальному менеджеру особистим повідомленням в мессенджері «Slack».

    3.4. При цифровому друці, дизайнер завантажує макети на загальний сервер (\\DLINK-5EA28B\Volume_1\Макети на друк\Цифровий друк), у папку поточного дня. В назві файла розміщує наступну інформацію – номер угоди, матеріал, тираж (при необхідності вказується терміновість замовлення). Про завантаження повідомляє відповідальному менеджеру особистим повідомленням в мессенджері «Slack».

    3.5. При сублимаційному термопереносі, дизайнер завантажує макети на загальний сервер (\\DLINK-5EA28B\Volume_1\Макети на друк\Виробництво), у папку поточного дня. В назві файла розміщує наступну інформацію – номер угоди, матеріал, тираж (при необхідності вказується терміновість замовлення). Про завантаження повідомляє відповідальному менеджеру особистим повідомленням в мессенджері «Slack».

    3.6. При технічній помилці при вивантажені макету (розмір, якість зображення, тощо) – дизайнер несе повну матеріальну відповідальність за цінами собівартості матеріалів та сторонніх послуг, витрачених на виконання замовлення.